MindManager之IT項(xiàng)目實(shí)施協(xié)作的成功之道

項(xiàng)目管理程序在理論上聽上去非常完美，但交到最終用戶手上時(shí)，往往會(huì)聽到諸如使用不便和界面難懂抱怨聲。微軟Visio這些功能強(qiáng)大的繪圖程序也許會(huì)讓IT老手們覺得滿意，特別是那些以繪制網(wǎng)絡(luò)圖為生的人，卻往往讓業(yè)務(wù)部門的主管們感到沮喪，正如Healthwise公司的首席技術(shù)官尼爾?本茲明白的那樣，你需要換一種思考方法才能解決公司的項(xiàng)目管理問題。

如今的項(xiàng)目管理程序?qū)�公司的幫助不僅僅是確保項(xiàng)目順利開展。本茲選擇Mindjet公司的MindManager思維導(dǎo)圖軟件作為產(chǎn)品開發(fā)工具，作為創(chuàng)辦于1975年的非營利性組織，Healthwise與管理醫(yī)療保健組織（如KaiserPermanente）、消費(fèi)者門戶（如WebMD）以及數(shù)百家醫(yī)院合作，提供消費(fèi)者所需的信息，幫助他們做出明智的醫(yī)療決策。

挑戰(zhàn)

這個(gè)組織擁有50名技術(shù)員工和211名員工，所使用的項(xiàng)目管理工具形形色色，包括微軟的Project和微軟Visio。當(dāng)時(shí)正著手開發(fā)一條復(fù)雜的新產(chǎn)品線，名為Ix HealthMasteryCampaigns。這是個(gè)需要提供一系列信息的程序，向消費(fèi)者發(fā)送通過電子郵件發(fā)送的眾多信息、調(diào)查表和提醒內(nèi)容，涉及哮喘、背部疼痛和戒煙等主題。這個(gè)項(xiàng)目需要一支成員各異的小組密切聯(lián)系。

負(fù)責(zé)發(fā)布HealthMastery的軟件工程師莉薩?奧圖爾說：“我們有支小組負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目，包括編程員、項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)人員等不同成員。我們需要一種方法來開發(fā)思路，那樣大家都能看到項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r�！彼�又說，公司有一段時(shí)間也試過開小組會(huì)議時(shí)在黑板上貼便條紙的辦法，雖然便條紙能描述相關(guān)問題，但無法組織管理相關(guān)的電子文件。很多公司其實(shí)到頭來都使用Excel來運(yùn)作項(xiàng)目（如Healthwise發(fā)布新產(chǎn)品的項(xiàng)目），這完全是因?yàn)槲覀兌际煜み@一用戶界面。本茲補(bǔ)充說，但這其實(shí)是個(gè)錯(cuò)誤�！跋馱ord或者Excel這些程序是線性的，根本處理不了發(fā)布活動(dòng)的不同方面。”

解決方案

Healthwise組織內(nèi)部的一些人使用MindManager，開了頭腦風(fēng)暴會(huì)議后決定使用Mindjet公司的這個(gè)程序，此后卻變成了組織和項(xiàng)目管理工具。MindManager讓用戶可以獲取表示某個(gè)思路或項(xiàng)目的可視化圖表，附帶所有的分支和部分。本茲說：“我們發(fā)現(xiàn)可以進(jìn)一步發(fā)掘MindManager的功能，用于產(chǎn)品開發(fā)�！�

與微軟Project這些廣泛適用的任務(wù)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理程序相比，MindManager程序顯得非同尋常，因?yàn)樗鼈?cè)重于圖形化圖表，任何人都可以使用MindManager。企業(yè)用戶幾乎不需要學(xué)習(xí)MindManager程序，即可上手。軟件中的XML功能還可以讓用戶直接從可視化“圖表”鏈接至相關(guān)的項(xiàng)目文檔。就拿Healthwise來說，鏈接可把用戶直接帶到與HealthMastery產(chǎn)品線內(nèi)部的15項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)有關(guān)的所有文檔。

這條新產(chǎn)品線的開發(fā)小組（包括醫(yī)生和IT人員）起初使用MindManager用于設(shè)計(jì)和創(chuàng)作內(nèi)容，隨后用于實(shí)施，最后作為檢測矩陣，從而確保每項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)的所有方面都井然有序。HealthMastery的每項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)都傳達(dá)不同的訊息，這取決于患者對(duì)某些問題有什么響應(yīng)，譬如他們的精神健康是否出現(xiàn)了反復(fù)或者變化。所以，這個(gè)可視化圖表上有一系列條件分支結(jié)構(gòu)和定時(shí)觸發(fā)器。

此外，該程序的可視化外觀還吸引了從事這個(gè)項(xiàng)目的成員各異的小組。奧圖爾說：“用戶積極采用它的速度之快著實(shí)讓我吃驚。如果把它與微軟Visio（這是個(gè)優(yōu)秀工具）比一下，會(huì)發(fā)現(xiàn)Visio用起來有點(diǎn)難。我手下有一名編程員試圖用Visio來繪圖，結(jié)果聽到她從辦公室里傳出尖聽聲，有些醫(yī)生仍把每樣?xùn)|西寫在紙上�！�

IT人員還發(fā)現(xiàn)，MindManager程序?qū)�質(zhì)量保證項(xiàng)目有所幫助。本茲說，其中一個(gè)發(fā)布產(chǎn)品準(zhǔn)備測試時(shí)，你要做的就是打開圖表。這是因?yàn)�，圖表會(huì)鏈接至消費(fèi)者在發(fā)布活動(dòng)期間收到的每一部分內(nèi)容，涉及治療哮喘等主題，圖表還鏈接至管理哪個(gè)部分在何時(shí)被發(fā)送的觸發(fā)器和規(guī)則。

結(jié)果

每個(gè)發(fā)布產(chǎn)品的開發(fā)從頭到尾需要10周到12周。本茲說：“要不是MindManager，小組中的每個(gè)人要花比目前更多的時(shí)間來完成發(fā)布產(chǎn)品的開發(fā)�！�

奧圖爾說，展望未來，該組織會(huì)設(shè)法把更多的內(nèi)部數(shù)據(jù)連接到MindManager圖表，并調(diào)查這些圖表是否可以推廣到消費(fèi)者，從而以更加結(jié)構(gòu)化的方式來收集及提供信息。Healthwise希望看到開發(fā)商們下一步對(duì)這種技術(shù)采取什么樣的動(dòng)作呢？奧圖爾說：“進(jìn)入到企業(yè)圖表服務(wù)器層面將是下一大步，以便可以在服務(wù)器集中提供圖表，多個(gè)用戶可同時(shí)共享及更新�！�

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